Sistema para restaurante emite nota fiscal? O que você precisa saber

Depende do sistema — e a confusão começa no nome. Sistema de gestão e emissor fiscal são duas categorias diferentes de software: um recebe o pedido e toca a operação, o outro gera um documento com valor legal e transmite para a Secretaria da Fazenda do estado. Alguns produtos fazem as duas coisas no mesmo login, muitos fazem só a primeira. No caso do Alinhafood a resposta é direta: ele não emite nota fiscal de venda ao consumidor, e este artigo explica o que isso significa na prática.

Aviso necessário: nada aqui é orientação tributária. A obrigação de emitir varia por estado, por regime e por tipo de cliente, e quem responde isso é o contador da sua casa.

Qual é a diferença entre sistema de gestão e emissor fiscal?

O sistema de gestão cuida do que acontece dentro do restaurante: o pedido entra, aparece na cozinha, a comanda imprime, o estoque baixa, o caixa fecha no fim da noite.

O emissor fiscal cuida de um documento: monta o arquivo XML da venda, assina com certificado digital, envia para a Sefaz, espera a autorização e devolve o cupom com chave de acesso e QR Code. Ele responde ao fisco, não ao cliente da mesa 6.

Um sistema pode registrar a venda com perfeição e não ter emitido documento fiscal nenhum. O pedido está no relatório, o dinheiro está na gaveta, e nada foi transmitido para lugar nenhum.

Vale saber o nome do que se está falando, porque é aqui que a conversa com o vendedor escorrega:

• NFC-e — nota fiscal de consumidor eletrônica, o documento da venda ao consumidor final na maioria dos estados.
• SAT (CF-e-SAT) — em São Paulo existe também o caminho do equipamento SAT, uma caixinha homologada que fica na loja e autoriza o cupom localmente.
• NF-e modelo 55 — a nota entre empresas. É a que o seu fornecedor emite para você, e a que você emite quando vende para um CNPJ.
• NFS-e — nota de serviço, municipal. Aparece quando a casa vende serviço, tipo buffet ou evento fechado.
• Comanda, cupom não fiscal, "notinha" — não é nota fiscal. É comprovante de pedido, para a cozinha e para o cliente conferir. Muita gente chama de nota e não é.

Eu sou obrigado a emitir nota em cada venda?

Essa pergunta não é para o fornecedor de software e não é para um blog. Ela depende do estado, do regime tributário, da atividade cadastrada, do tipo de cliente e até do canal de venda. A resposta certa vem do contador do restaurante, e vale pedir por escrito.

Leve estas perguntas para ele:

1. Pelo meu regime e pelo meu estado, sou obrigado a emitir documento fiscal em toda venda ao consumidor?
2. Qual documento vale aqui — NFC-e, SAT, outro?
3. Preciso de credenciamento na Sefaz do estado? Quem faz?
4. Preciso de certificado digital? Qual tipo, A1 ou A3, e quem renova?
5. Venda para empresa muda o documento?
6. E o delivery, muda alguma coisa em relação ao balcão?
7. Se eu emitir por um programa separado do meu sistema de pedidos, como você quer receber os arquivos no fim do mês?

Com essas respostas na mão, a conversa com qualquer vendedor de sistema fica curta.

O que perguntar ao vendedor antes de assinar?

Todo dono faz a pergunta "emite nota?" e aceita o "sim" sem detalhar. O "sim" tem camadas:

• Emite NFC-e ou só registra a venda? Peça o nome do documento. Se a resposta vier como "cupom" ou "comprovante", provavelmente não é fiscal.
• Em quais estados funciona? Emissão é homologada por estado. Um sistema pode estar redondo em São Paulo e não atender Alagoas.
• Está no plano ou é módulo à parte? E se for à parte: cobrado por mês, por terminal ou por nota emitida? Isso muda a conta do primeiro ano, do jeito que está detalhado em quanto custa um sistema para restaurante.
• Funciona com o meu certificado digital? Se for A1, onde o arquivo fica guardado; se for A3, o token precisa estar espetado em qual máquina.
• O que acontece se cair a conexão com a Sefaz? Essa é a pergunta que separa o brinquedo do sistema sério. Peça para descrever a contingência: a venda continua saindo, o documento é autorizado depois, e quem reprocessa a fila.
• Quem configura os impostos por produto? NCM, CFOP, CST e alíquota são cadastro, e cadastro errado gera nota errada. Pergunte se isso é serviço deles, do seu contador ou seu.
• Cancelamento e devolução, o sistema faz? Nota autorizada não se apaga; se cancela dentro de um prazo, com procedimento próprio.
• Como o contador recebe os XML? Exportação automática por período evita uma tarefa manual todo mês.

Se a operação tem salão, delivery e balcão, some a essas uma pergunta operacional: a emissão trava a fila? Cupom que demora dez segundos por venda é diferente de cupom que demora dois.

Como isso aparece na prática?

Exemplo hipotético, números inventados só para a conta fechar. Uma marmitaria de bairro comercial vende 700 marmitas por mês a R$ 24,00 — R$ 16.800. Dessas, 500 saem no balcão e no delivery para pessoa física e 200 vão para duas empresas que fecham no fim do mês e exigem nota para pagar.

O sistema de gestão registra as 700: entrada do pedido, produção, entrega, recebimento, fechamento de caixa. A emissão fiscal, se o sistema não emite, acontece num programa separado.

Dá para operar assim, e muita casa opera. O custo aparece em dois lugares:

• Digitação dobrada. Cada venda que precisa de documento é lançada duas vezes. No fim do mês, para as duas empresas, isso é uma tarefa concentrada e tolerável. Se fosse cada uma das 700, seria outra história — e no meio do pico ninguém digita duas vezes, é o mesmo motivo que faz pedido se perder na hora do aperto.
• Conferência. No fim do mês, o total de vendas do sistema tem que bater com o total emitido. Divergências clássicas: pedido cancelado depois da nota emitida, taxa de entrega que entrou num lugar e não no outro, desconto lançado só de um lado. A rotina é a mesma do fechamento de caixa, só que mensal.

Para quem isso é impedimento e para quem não é?

É impedimento para quem precisa de documento fiscal em praticamente toda venda e tem volume alto de balcão: ali a emissão tem que estar na mesma tela do pedido, ou a fila para. Também é impedimento para quem já tomou notificação da Sefaz e precisa regularizar o fluxo inteiro de uma vez, e para quem vende sobretudo para CNPJ.

Não é impedimento para quem já emite por um programa à parte que funciona, muitas vezes indicado pela própria contabilidade, e quer resolver o outro lado — pedido, cozinha, estoque, caixa. Nesse caso as duas coisas convivem: o sistema de gestão toca a operação, o emissor cuida do documento, e a conferência mensal amarra os dois.

A pergunta que decide é simples: quantas das suas vendas precisam de documento fiscal, e em que velocidade?

O Alinhafood emite nota fiscal?

Não. O Alinhafood não emite NFC-e, não emite SAT e não emite nota de venda ao consumidor. Quem precisa emitir usa um emissor à parte, junto do Alinhafood.

Existe um módulo de NF-e no produto, e ele confunde pelo nome, então sendo específico: ele é de entrada. Você recebe a nota do fornecedor, importa o XML, e o sistema lança a compra no estoque e no financeiro — os itens, as quantidades e o custo, sem digitar nota de hortifrúti linha por linha. Isso ajuda no custo do prato e no cálculo do CMV. Não tem nada a ver com a obrigação fiscal da sua venda.

O que o Alinhafood faz é o outro lado: cardápio próprio, pedido de delivery, balcão e salão, impressão por setor com regra por categoria de produto, controle de estoque, caixa e financeiro. Pagamento também não passa por ele — o Pix é gerado a partir da chave do próprio restaurante e o cartão é pago na maquininha da casa. As dúvidas equivalentes para quem faz pizza estão em sistema para pizzaria, e a divisão dos planos está na página de planos.

Se o seu contador já resolveu a parte fiscal e o que trava hoje é o pedido, o teste de 7 dias não pede cartão.